Jak długo konieczne jest archiwizowanie dokumentów?

ArchiwizacjaArchiwacja dokumentów polega na utworzeniu, zabezpieczeniu oraz segregowaniu zbiorów plików przez określony czas. Po upływie wymaganego okresu, dokumenty przekazywane są do archiwum państwowego albo określane jako nieaktualne. Wówczas trafiają do utylizacji, jako grupa materiałów niearchiwalnych.

Jaki jest wymagany okres archiwizacji dokumentów? Odpowiedź na to pytanie jest uwarunkowana ich typem. W przypadku akt księgowych, mamy obowiązek ich odpowiedniego przechowywania przez okres pięciu lat, od momentu zakończenia roku podatkowego. Podobna zasada dotyczy dokumentów związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, o ile zostały wystawione po 1 stycznia 2012 roku. Wszelkiego rodzaju pisma sporządzone przed tą datą, mamy obowiązek przechowywać przez okres dziesięciu lat.

Archiwizacja dokumentów kadrowych wygląda nieco inaczej. W tym przypadku ich przetrzymywanie wymaga dłuższego terminu. Akta odnoszące się do obliczania wysokości rent i emerytur, należy przechowywać w archiwum przez okres pięćdziesięciu lat.

Co by się jednak zdarzyło, gdybyśmy nie mieli w posiadaniu wymaganej dokumentacji? Wówczas istotnie narażamy się na nałożenie kary porządkowej przez Urząd Skarbowy, jeśli nie przedstawimy niezbędnych akt na życzenie fiskusa. Aby zatem uniknąć wszelkich nieprzyjemnych sytuacji związanych z ryzykiem ewentualnych kontroli ze strony organów państwowych, należy skrupulatne i zgodnie z przepisami dokonywać archiwizacji dokumentów.

 

Odpowiedz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*