10 Porad, jak wybrać księgowego

Księgowość, dzięki której rachunki w firmie i rozliczenia pozostają w jak najlepszym porządku wymaga nie lada wiedzy, umiejętności, zdolności, a przede wszystkim uwagi, skrupulatności i koncentracji. Wykonywana przez osobę niewykwalifikowaną i niechętną może być pełna błędów, co z kolei skutkuje nieprzyjemnościami związanymi z urzędami. Archiwizacja dokumentów sprzedaży i kupna jest nieskomplikowana, niemniej nawet w małych firmach wymaga rozpoznania. Promocja w Internecie firm trudniących się nowoczesną księgowością przybiera na sile, na rynku pojawia się coraz więcej kontrahentów proponujących taką formę współpracy a przez wzgląd na wysoki wskaźnik efektywności usługi tego typu cieszą się dużym powodzeniem. Równie istotne jak wsparcie merytoryczne jest również wsparcie techniczne. Usługi z branży komputerowej są wciąż niezwykle popularne.

 

1. Czy księgowi posiadają odpowiednie certyfikaty?

 

Bardzo ważne jest czy księgowi posiadają odpowiednie uprawnienia i certyfikaty do wykonywania zawodu. Często się niestety zdarza że firmy księgowe tną koszty zatrudniającniewykfalifikowanych pracowników bądź zielonych stażystów którzy dopiero będą się uczyć fachu. W takich sytuacjach ryzyko popełnienia błędu znacznie wzrasta. Dodatkowo nikt nie chce być obiektem doświadczalnym dla uczących się pracowników i brać za to odpowiedzialność w urzędzie.

 

2. Czy biuro zapewni Ci bezpieczne rozliczenie podatków?

 

Biurio, osoba której powierzasz obsługę firmy powinna posiadać ubezpieczenie, które obejmuję cały zakres obsługi firmy. Trzeba pamiętać, że jako przedsiębiorca ponosisz pełną odpowiedzialność za poprawność rozliczenia z urzędem skarbowym. Wspomniane ubezpieczenie powinno dać możliwość odzyskania potencjalnej kary od urzędu skarbowego. Im większa wartość polisy ubezpieczeniowej tym większy zakres ubezpieczenia co za tym idzie zyskujemy większe bezpieczeństwo.

 

3. Czy biuro ma elastyczne i proaktywne podejście do klienta?

 

Korzystne dla potencjalnego klienta jest kiedy firma księgowa oferuję proaktywne podejście do klienta. Udręką niejednego polskiego przedsiębiorcy, który korzysta z usług biura księgowego, jest konieczność dopasowania się do jego nieżyciowych zasad działania. Realizacja usługi powinna być tak zrealizowana abyśmy nie musieli cały dzień podporządkować aby dostarczyć/ odebraćniezbędne dokumenty w godzinach pracy. Biuro, które umożliwia wysłanie takich dokumentów drogą elektroniczną (np. skany) znacząco ułatwia organizacje całej usługi.

 

4. Czy biuro wykorzystuje nowoczesne rozwiązania wspierające biznes?

 

Jeśli rozważasz współpracę z konkretnym biurem rachunkowym, upewnij się, czy wykorzystuje ono nowoczesne technologie. Dlaczego to ma znaczenie? Otóż dlatego, że bardzo ułatwi Ci prowadzenie biznesu. Wyobraź sobie, że non stop masz dostęp do danych swojej firmy i codziennie możesz sprawdzić wysokość prognozowanego podatku za dany miesiąc. Dzięki takiej możliwości masz czas, aby odpowiednio zareagować – możesz np. „dorzucić” jakieś wydatki do kosztów firmy i tym samym zmniejszyć bieżące obciążenia podatkowe. Szukaj więc biura, które zaoferuje Ci takie udogodnienia. W końcu chodzi tu o zyski Twojej firmy.

Obecnie zatory płatnicze są zmorą wielu polskich firm i – niestety – typową przyczyną upadłości niektórych z nich. Dowiedz się koniecznie, czy biuro, któremu chcesz powierzyć swoją księgowość, oferuje możliwość elektronicznego kontrolowania terminowego spływu należności oraz czy udostępnia funkcję automatycznego wysyłania e-mailowych ponagleń, monitów.

 

5. Czy możesz liczyć na pomoc biura po godzinie 17.00?

 

Z punktu widzenia przedsiębiorcy korzystającego z usług biura rachunkowego bardzo ważne są jego godziny pracy, a zwłaszcza możliwość kontaktowania się z biurem po godzinach. Prawda jest bowiem taka, że większość właścicieli polskich firm pracuje non stop, a istotne problemy do rozwiązania pojawiają się również po godzinie 17.00. Doświadczony przedsiębiorca doskonale to wie i dlatego wybiera takie biuro księgowe, które jest do jego dyspozycji także wieczorami i w soboty. Często dopiero wtedy masz chwilę czasu, by zastanowić się nad finansami swojej firmy.

Na szczęście niektóre biura księgowe zdają sobie sprawę, jak trudno w dzisiejszych czasach prowadzić biznes, i aktywnie wspomagają klientów w zarządzaniu finansami ich firm. Właśnie takiego biura szukaj. Nie zgadzaj się na bylejakość.

 

 6. Czy sprawy Twojej firmy poprowadzą księgowi z doświadczeniem w branży, w której działasz?

 

Rzadko wspomina się podczas wybierania odpowiedniego księgowe czy dany specjalista posiada doświadczenie z danej branży z której przyjdzie mu się rozliczać. Ma to duże znaczenie ponieważ w danym profilu działalności mogą wystąpić specyficzne, często niejednoznaczne przepisy księgowo-podatkowe. Księgowy, który ma doświadczenie w rozliczaniu firm podobnych do Twojej, bez trudu poradzi sobie z prowadzeniem Twojej księgowości i – co najważniejsze – zrobi to poprawnie, bez narażania Cię na czasochłonne, męczące i niekiedy kosztowne wyjaśnienia w urzędzie skarbowym.

 

7. Czy dane biuro działa zgodnie z obowiązującymi przepisami i uwzględnia najnowsze interpretacje podatkowe?

 

Oprogramowanie księgowo-podatkowe wykorzystywane przez dane biuro rachunkowe wiele mówi o jakości jego usług. To oprogramowanie zawsze musi być zgodne z obowiązującymi przepisami – na pewno nie zagwarantuje tego programik sklecony przez informatyka-amatora. Gdy już zyskasz pewność, że oprogramowanie, z którego korzysta Twoje przyszłe biuro rachunkowe, jest na bieżąco aktualizowane – zgodnie z najnowszymi przepisami i ich interpretacjami, sprawdź, czy biuro bierze na siebie odpowiedzialność za poprawność księgowania przez system komputerowy. To jeden z ważniejszych wyznaczników jakości pracy biura księgowego.

 

 8. Czy Twoje dane będą chronione w profesjonalny sposób?

 

Fakt, że biuro rachunkowe prowadzi księgi z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania, oznacza, iż wszelkie dane dotyczące Ciebie i Twojej firmy będą przechowywane na dyskach komputerowych. Z tego punktu widzenia ważne jest, czy sprzęt i oprogramowanie, jakimi dysponuje Twoje biuro rachunkowe, gwarantują Ci stały dostęp do Twoich danych oraz ich dostateczną ochronę. Co się stanie np. w razie braku zasilania lub awarii dysku komputera, na którym księgowy zapisuje Twoje dane? Zastanów się, czy przypadkiem nie będzie to równoznaczne z utratą tych danych?

Właśnie dlatego zapytaj, w jaki sposób biuro archiwizuje dane, jak często się to odbywa oraz gdzie są przechowywane kopie dokumentów elektronicznych. Obecnie najskuteczniejsze jest przechowywanie danych w tzw. chmurze obliczeniowej. Warto poszukać firmy, która stosuje takie rozwiązanie.

 

9. Czy dotychczasowi klienci biura są zadowoleni z jego usług?

 

Opinia klientów jest bardzo ważna. Poproś więc swoje przyszłe biuro o rekomendacje – nie anonimowe, lecz podpisane nazwiskami konkretnych osób i zawierające nazwy firm. Tylko do takich rekomendacji możesz mieć zaufanie, a w razie wątpliwości zawsze możesz zadzwonić do osoby, która wystawiła daną opinię. Jeszcze lepiej, gdy biuro może Ci udostępnić nagrania wideo.

 

 10. Jaki zakres usług oferuje Ci dane biuro?

 

Korzystnie dla rozpoczęcia współpracy i wyboru księgowego będzie zwrócenie się z pytaniem które  , będzie dotyczyło rodzaju ewidencji księgowych obsługiwanych przez to biuro. Jeżeli więc rozliczasz się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo ewidencji przychodów (na potrzeby ryczałtu), zapytaj, czy ich prowadzenie mieści się w zakresie usług biura. To podstawowe pytanie powinno być jedynie wstępem do dalszej rozmowy.

Jedną z najważniejszych usług, jakie może zaoferować biuro rachunkowe, jest reprezentowanie przedsiębiorcy wobec ZUS i urzędu skarbowego w przypadku kontroli lub jakichkolwiek wątpliwości ze strony tych instytucji. Sprawdź, czy możesz liczyć na taką pomoc.

Pożądaną usługą biura rachunkowego jest również doradztwo podatkowe. Nie chodzi tu jedynie o udzielanie odpowiedzi na Twoje pytania, lecz raczej o aktywne poszukiwanie rozwiązań podatkowych, które są dla Twojej firmy najkorzystniejsze.

Coraz więcej biur rachunkowych wspiera swoich klientów w zarządzaniu płatnościami za faktury. Warto zapytać, czy biuro będzie dla Ciebie sporządzać plany płatności z listą niezapłaconych faktur oraz czy poprowadzi rejestr płatności, a także – czy w każdej chwili będziesz mieć wgląd do tych dokumentów (także on-line).

To samo dotyczy windykacji należności. Jeżeli już powierzasz komuś prowadzenie swoich rozliczeń księgowych, wtedy w jednym miejscu chcesz uzyskać kompletną usługę, obejmującą również wysyłanie ponagleń do kontrahentów, którzy zalegają z płatnościami wynikającymi z faktur. Z pewnością takie usługi oferuje księgowość on-line, a niekiedy również tradycyjne biura.

 

 

3 komentarze

  1. Bardzo dobre przygotowałeś zestawienie w 10 punktach jaki powinien być dobry księgowy. Jak dla młodego przedsiębiorcy pomocna informacja.

     

Odpowiedz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*